L'archivio
che si organizza
da solo.

Lo strato di ingestione presenta interfacce coerenti a quattro modalità di ingresso completamente differenti. Una scansione su una chiavetta, una cartella drag-and-drop su un PC, un'email inoltrata da un fornitore, una foto inviata da uno smartphone: tutte e quattro confluiscono nella stessa pipeline.

Lo strato di orchestrazione applica la logica aziendale: rileva duplicati, decide chi può vedere cosa, instrada la classificazione, notifica i destinatari. È il pezzo che conosce l'organigramma dell'azienda.

Lo strato AI — Forge AI — è un motore proprietario multi-provider che astrae il modello linguistico sottostante. Il resto del sistema non sa se sta parlando con Gemini, Claude, OpenAI o un modello locale: parla con un'interfaccia stabile.

Le tappe deterministiche (1-2, 4-6) impiegano complessivamente meno di tre secondi e sono interamente eseguite localmente sul server. La latenza dominante è la chiamata al provider AI esterno, che varia tra otto e dodici secondi per documento medio. Ottimizzazioni come modelli più leggeri, batch e cache riducono questo tempo per pipeline a volume elevato.

Tempo per documento: manuale vs. Vdoc

Una segretaria che riceve una fattura via email impiega in media tre-quattro minuti tra: aprirla, rinominare il file, scegliere una cartella, inserire i metadati nel gestionale, inoltrarla al responsabile. Su 80 documenti al mese, sono circa cinque ore mensili — sessanta ore l'anno. Vdoc riduce il lavoro umano alla sola verifica del documento già classificato.

Distribuzione del lavoro manuale

Costo cumulativo annuale

Stime basate su tempi rilevati in installazioni pilota e tariffe medie dei provider AI commerciali per documenti tra 1 e 5 pagine. Volumi maggiori → costi marginali decrescenti.

Un'azienda può configurare più istanze di ciascun canale — più caselle email monitorate, più postazioni PC registrate, più utenti Telegram autorizzati — assegnando a ciascuna regole e permessi propri.

Forge AI è un livello di astrazione provider-agnostico costruito attorno a tre principi: prompt versionati, output validati, costi tracciabili. Vdoc lo usa per estrarre metadati strutturati dai documenti senza accoppiarsi a un fornitore AI specifico.

Quattro provider, una sola interfaccia

Cosa Forge AI fa, oltre la chiamata

• Prompt versionati. Le istruzioni inviate all'AI sono salvate come versioni immutabili identificate da codice. Migliorare un prompt non rompe gli esistenti: il vecchio resta come riferimento, il nuovo entra in produzione.
• Validazione strutturata. Ogni risposta dell'AI è verificata contro uno schema. Se l'AI restituisce JSON malformato o un campo manca, il sistema rilancia automaticamente la richiesta o segnala l'errore senza corrompere l'archivio.
• Quote e tetti di spesa. Limiti mensili in token e in euro impostabili per installazione. Il sistema avvisa prima dell'esaurimento e blocca le nuove chiamate al raggiungimento del tetto, evitando sorprese di fatturazione.
• Throttling intelligente. Quando i canali pompano documenti in rapida sequenza, Forge AI regola automaticamente il ritmo delle chiamate per rispettare i limiti dei provider, senza errori HTTP 429 visibili all'utente.
• Catene multi-step. Per casi in cui una sola chiamata non basta (esempio: estrai i metadati, poi verifica la coerenza), Forge AI orchestra catene di chiamate con propagazione automatica degli output.
• Tracciamento completo. Ogni chiamata è registrata: provider, modello, token, costo stimato, latenza, esito. Il pannello mostra in tempo reale il consumo per giorno, per canale, per tipo documento.
• Chiavi API cifrate. Le credenziali dei provider non sono mai in chiaro sul server. Cifratura Fernet con master key locale e permessi file system stretti.

from forge_ai import Gateway, ChatRequest

gw = Gateway(config_path="/etc/vdoc/forge_ai.toml")

risposta = gw.chat(ChatRequest(
    prompt_codice="vdoc.classifica_documento",
    prompt_versione="v3",
    documenti=[documento_pdf],
    output_schema=SchemaClassificazione,
    metadata={"canale": "email", "mittente": "fornitore@acme.it"},
))

# risposta.output è già validato contro lo schema
# risposta.costo_stimato_usd, risposta.token_*, risposta.latenza_ms
# tutto è loggato automaticamente in forge_ai.chiamata

La sovrapposizione è intenzionale. Vdoc non sostituisce Paperless-ngx: ne è il consumer principale. Chi amministra il sistema può accedere direttamente all'interfaccia Paperless per operazioni avanzate — modifica manuale di un metadato, ricerca complessa, esportazione bulk — senza dover attendere funzioni dedicate nel pannello Vdoc.

Al primo accesso una procedura guidata accompagna l'amministratore nella configurazione minima necessaria. Dopo, il pannello resta libero, con una lista delle configurazioni opzionali ancora da definire.

Segregazione interna

Gli utenti vedono solo i documenti dei loro gruppi. La segregazione è imposta dal motore di permessi nativo di Paperless e non si può aggirare dal lato utente. L'amministratore di sistema è l'unico con visibilità tecnica completa, come da prassi.

Log operativo

Ogni documento elaborato lascia un record: chi l'ha inviato, quando, con quale esito, con quali metadati. L'archivio degli eventi è consultabile dal pannello Vdoc e conservato per il periodo configurato.

Hosting: VPS o on-premise

Il sistema è progettato per girare su una singola macchina di dimensioni modeste — tipicamente un VPS da 4 GB di RAM e 2 vCPU in data center europeo basta per aziende fino a circa 500 documenti al mese. Per volumi superiori, o per requisiti di residenza dei dati interni, il sistema si installa identicamente su un server fisico ospitato in azienda.

• Non è un gestionale. Non registra movimenti contabili, non emette fatture, non gestisce scadenziari attivi. Archivia e classifica documenti che provengono da altri sistemi.
• Non è una PEC né un sistema di interscambio. L'archiviazione di fatture elettroniche passa per i canali ordinari; Vdoc può ricevere le copie tramite email dopo che sono state acquisite.
• Non impone workflow di approvazione. Un documento archiviato è archiviato; non esistono stati intermedi tipo "in attesa di firma" gestiti dal sistema. L'approvazione avviene nei processi aziendali esistenti.
• Non cancella automaticamente per scadenza normativa. Le regole di conservazione fiscale e legale sono responsabilità dell'azienda. Il sistema offre retention solo opzionale e protezioni contro cancellazioni accidentali, ma non decide autonomamente cosa eliminare.
• Non interpreta il contenuto oltre la classificazione. Il riassunto automatico è un ausilio alla ricerca, non una lettura sostitutiva del documento. Decisioni basate sul contenuto richiedono lettura umana.