L'archivio che decide chi può leggere.

• Il servizio web espone le API all'interfaccia e ai client di ingresso.
• Il worker esegue in background i lavori lunghi: lettura del testo, conversione dei formati da ufficio e dei messaggi di posta in PDF, classificazione, indicizzazione, notifiche, controlli di coerenza, e le risposte dell'assistente, su processi riservati perché una conversazione non rallenti l'archivio.
• I canali ricevono la posta e i messaggi del bot.

Quando un documento arriva, Zybald lo salva e risponde subito al canale; la lettura e la classificazione proseguono nel worker. Un lavoro interrotto riprende dopo un riavvio, perché la coda dei lavori sta nel database.

L'interfaccia è un'applicazione che parla solo con le API.

• 1 · Ingresso. Il canale consegna il file; Zybald calcola l'impronta SHA-256.
• 2 · Deduplica. Se lo stesso contenuto esiste già, lo dice e non crea un doppione, qualunque sia il canale da cui era arrivato.
• 3 · Archivio. Il file viene cifrato e scritto; il documento nasce nella cartella «In arrivo» del suo canale. Il canale riceve la risposta.
• 4 · Lettura. OCR locale sulle pagine senza testo, con testo ricercabile e anteprima. I documenti da ufficio diventano un PDF con LibreOffice, conservando l'originale; i PDF protetti si aprono con le password che il titolare ha salvato, oppure con una password data una volta da chi ha il documento.
• 5 · Classificazione. Prima le regole sul testo scritte dall'azienda, poi il modello linguistico tramite AYXZA Relay: titolo, tipo, mittente, data, tag, campi del tipo, riassunto, pratica di riferimento. Le regole prevalgono sul modello, e ciò che una persona ha corretto a mano non viene più toccato. Senza modello, Zybald classifica con regole e data letta dal testo.
• 6 · Collocazione. Le regole dell'azienda, per canale, tipo e mittente, portano il documento nelle cartelle giuste; i documenti di una pratica nata da un modello vanno nella sottocartella che li attende. Se nessuna regola si applica, resta in «In arrivo», visibile solo a chi gestisce.
• 7 · Notifica. Le persone indicate ricevono un messaggio. Le notifiche non contengono dati dei documenti, salvo una scelta esplicita del titolare.

Quando l'AI non riconosce la data o non è sicura della pratica, Zybald non indovina: apre una segnalazione che una persona risolve, la mette nella vista «Da verificare», e registra chi l'ha risolta e quando.

Ogni postazione e ogni dispositivo ha una propria chiave di accesso, revocabile da sola senza toccare gli altri.

Formati accettati: PDF, anche protetti da password; immagini JPG, PNG, TIFF, BMP, WEBP e GIF, che diventano PDF prima della lettura; messaggi di posta salvati (EML); e, dove l'installazione ha LibreOffice, documenti da ufficio Word, Excel, PowerPoint e OpenDocument (DOC, DOCX, ODT, RTF, XLS, XLSX, ODS, PPT, PPTX, ODP), convertiti in PDF senza macro e senza rete.

Che cosa fa l'AI

• Estrae titolo, tipo, mittente, data, tag, campi del tipo e riassunto dal contenuto, senza modelli rigidi.
• Legge come testo anche i messaggi di posta.
• Riconosce il mittente anche quando è scritto in modo diverso, con un secondo giudizio quando la somiglianza è incerta.
• Propone la pratica a cui il documento appartiene.

Che cosa l'AI non fa

Non decide chi vede il documento: la visibilità discende solo da cartelle, livelli e divieti, regole scritte dalle persone. Non sovrascrive ciò che una persona ha corretto, e cede alle regole scritte dall'azienda.

Dati inviati all'AI

Per classificare, il documento da classificare, per il tempo della classificazione. Per l'assistente, i messaggi della conversazione e il testo dei soli documenti che la persona fa leggere, sempre fra quelli che può già vedere. Utenti, gruppi, permessi e registro non lasciano mai l'installazione. La lettura del testo avviene in locale; l'estrazione tramite AI è un'opzione che si attiva solo se l'azienda la sceglie.

Il motore

Il modello si sceglie per profilo, secondo riservatezza, costo e potenza, e lo instrada AYXZA Relay: Zybald non conosce i nomi dei modelli. Il consumo è contato per persona.

Esportazione

I dati non restano prigionieri. Un comando del server produce un pacchetto cifrato con gli originali in chiaro ordinati per cartella, i metadati, i campi, i collegamenti, le note e il registro in formati aperti; ogni esportazione è registrata e notificata al titolare. Lo stesso pacchetto ricostruisce un'installazione vuota.

Limite dichiarato

Chi ha i privilegi di amministratore del sistema operativo può leggere ciò che la macchina legge: lettura del testo e ricerca richiedono il contenuto in chiaro durante l'elaborazione, e anche il testo delle conversazioni dell'assistente sta nel database in chiaro, come il testo estratto dei documenti. Zybald rende questo accesso difficile, visibile e tracciato nell'applicazione, ma non lo elimina, e lo scrive nel contratto.

La chiave dell'installazione

Se va perduta, i file non si leggono più. All'installazione se ne conserva una copia fuori dalla macchina; il backup la include solo se il titolare lo sceglie, perché un backup con la chiave accanto ai file annulla la cifratura per chi lo sottrae.

• Salute dei processi e impronta della chiave caricata.
• Prova di ingestione a secco.
• Confronto «perché vede / perché non vede» fra due calcoli indipendenti dei permessi.
• Tempi della ricerca.
• Coerenza fra archivio e database.
• Integrità del registro.
• Stato della coda dei lavori.
• Campi, segnalazioni e «che cosa manca» di un fascicolo.
• Regole sul testo applicate a secco.
• Copertura delle lingue.
• Validità di un link pubblico.
• Esecuzione a secco di un flusso.
• Perimetro di un soggetto esterno del portale.
• Assistente, con i soli conteggi.

Per chi valuta il sistema dal punto di vista IT, è il modo di controllare che cosa fa senza fidarsi della documentazione.

Le tabelle di link pubblici, flussi e portale esistono dalla prima versione dello schema: attivarli non richiede di migrare l'archivio.

Ogni modifica di configurazione è a sua volta un evento del registro.

Nessun servizio esterno obbligatorio oltre al fornitore del modello, e nemmeno quello, se l'azienda classifica solo con le regole.

• Non è un gestionale. Non registra movimenti contabili, non emette fatture, non gestisce scadenzari.
• Non è PEC, né Sistema di Interscambio, né conservazione a norma. Può ricevere per posta le copie delle fatture elettroniche dopo che sono state acquisite dai canali ordinari.
• Non cancella per scadenza normativa. Le regole di conservazione fiscale e legale restano responsabilità dell'azienda.
• Non perdona tutti gli errori di battitura. La ricerca è precisa sulle parole; quando non trova nulla propone termini simili tra titoli, mittenti e tag.
• Non serve più organizzazioni nella stessa installazione. Ogni cliente ha la propria.
• Non legge codici a barre e non numera l'archivio con etichette fisiche.
• Non riconosce i documenti quasi uguali, solo quelli identici.
• Non si collega ancora all'accesso unico aziendale.
• L'assistente non naviga sul web e non esegue codice.
• Non sostituisce la lettura. Il riassunto aiuta a ritrovare un documento, non a decidere sul suo contenuto.